如何规范制定劳动规章制度

(摘自《中国劳动保障报》)

办案实践中，我们经常遇到企业以自已的劳动规章制度来惩处员工的案件。企业制定劳动规章制度如何规范化，才能避免劳动争议和诉讼风险呢？

笔者认为，企业制定规章制度的程序应遵循以下步骤：

根据企业管理需要，确定所需制定制度的名称；结合企业以往经验、教训，收集相关制度规定范本，形成制度草案；召开职工代表大会或全体职工大会征求职工意见，即走民主程序；企业行政方面与工会、职工代表反复协商，听取不同意见或建议，采纳合理建议，形成制度定稿；公示或告知劳动者。

在这个过程中，应注意以下几个问题：

首先，制度主体要合法。企业必须首先取得生产、经营资格，依法进行工商营业登记，成为一个合法的经济组织。其所制定的规章制度必须以企业的名义颁布实施，企业内部部门的规定不能作为劳动规章制度使用。

其次，劳动规章制度的内容要合法、合理、明细，具有可操作性。企业依据自身特点制定处罚员工的条款，尤其要明确违纪和严重违纪的界限、失职和严重失职的界限等。比如员工在工作场所抽烟问题，可以视为一般违纪行为，可以进行批评教育。但如在加油站等严禁烟火的地方抽烟，抽一支烟也可以界定为严重违纪。再如迟到、早退问题，偶尔迟到、早退属于一般违纪，可以进行批评教育，如果在一定期限内经常迟到、早退，就从量变到质变到，就是严重违纪行为。

再其次，劳动规章制度的制定程序要合法。用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。注意保留履行民主程序的证据（签到表、会议记录等）；征询工会或职工代表意见，保留协商记录（反馈的意见及达成一致的意见等）

最后，涉及员工的劳动规章制度和重大事项决定要公示或者告知员工。方法包括：制度文本发放应由员工签领确认，明确签收时间和手册的年份版本；进行制度培训与考试时，应保留培训时间、地点、参会人员、培训内容、签到的记录，开卷或闭卷考试，应保留试卷；在企业宣传栏或工作场所张贴、公示、拍照保存；无纸化办公的，在企业网站公布，在劳动合同中约定员工定期浏览企业的网页，也可以要求员工提供有效的电子邮箱地址，及时发送电子邮件。只有用员工知晓的、合理合法的劳动规章制度来约束员工、处理员工，才能让员工口服心服，也可避免不必要的劳资纠纷。

一旦发生劳动争议，企业规章制度往往成为重要证据。那么，如何判定企业规章制度是违法还是有效？最高院《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定，用人单位根据《劳动法》第4条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。《关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条，用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持，因此，企业涉案劳动规章制度是否有效，能否作为定案依据，只要按司法解释一一对应即可。